PORTAL BRIEF PRODEV Product Development Brief System
Manual Book Pengguna
Portal Brief Product Development
Panduan Lengkap Penggunaan Aplikasi
Sistem pengajuan dan persetujuan brief produk — dari NPL, Redesign, Resize, hingga Improve — dengan alur approval berjenjang Marketing Manager → HBU → CEO.
Versi Dokumen 2.1 • Berdasarkan alur Flow Brief Prodev
Diterbitkan: 19 Agustus 2026 • Platform: CodeIgniter 4 • Sifat: Dokumen Internal
Daftar Isi
Pendahuluan
Tentang Aplikasi
Tujuan & Manfaat
Istilah Penting
Peran Pengguna & Hak Akses
Daftar Peran
Lokasi / Site
Memulai — Login & Navigasi
Masuk ke Aplikasi
Mengubah Password
Mengenal Tampilan
Alur Proses Brief (Gambaran Umum)
Diagram Alur
Konsep Status
Tahapan Umum
Panduan Marketing — Membuat Brief
Membuat Brief Baru
Mengisi Form Marketing per Jenis
Rincian Jenis Brief
NPL
Redesign
Resize
Improve Formula
Improve Fragrance
Panduan Tim R&D
R&D Packaging
R&D Fragrance
R&D Formulasi
Panduan Approval (Atasan)
Marketing Manager
HBU
CEO & PDF Final
History / Arsip Brief
FAQ & Pemecahan Masalah
Bagian 1
1. Pendahuluan
1.1 Tentang Aplikasi
Portal Brief Prodev adalah aplikasi web internal untuk mengelola brief pengembangan produk (Product Development) secara terpusat — mulai dari pengajuan oleh tim Marketing dan R&D, hingga persetujuan
berjenjang oleh manajemen.
Sebelumnya proses brief dilakukan melalui dokumen dan email yang terpisah-pisah. Portal ini menyatukan seluruh langkah dalam satu sistem sehingga setiap brief memiliki riwayat, status, dan penanggung jawab yang jelas, serta
notifikasi otomatis di setiap perpindahan tahap.
1.2 Tujuan & Manfaat
Manfaat
Penjelasan
Terpusat & Terstandar
Semua brief mengikuti format form yang seragam per jenis (NPL/Redesign/Resize/Improve).
Kolaborasi Lintas Divisi
Marketing, R&D Packaging, R&D Fragrance, dan R&D Formulasi mengisi bagian mereka pada satu brief yang sama.
Setiap perpindahan tahap memicu email ke pihak berikutnya.
Jejak & Arsip
Menu History menyimpan seluruh brief beserta status akhirnya; brief yang disetujui CEO menghasilkan PDF resmi.
1.3 Istilah Penting
Brief
Pengajuan pengembangan produk yang berisi kebutuhan Marketing dan spesifikasi R&D.
NPL
New Product Launch — produk baru yang belum pernah ada.
Redesign
Perubahan desain/kemasan produk yang sudah ada (opsional disertai perubahan ukuran).
Resize
Perubahan ukuran/isi produk yang sudah ada.
Improve
Penyempurnaan formula / fragrance produk yang sudah ada.
HBU
Head of Business Unit — approver tahap kedua.
Site
Lokasi bisnis: Pluit (PLT), Lodan (LDN), Tangerang (TGR).
No. File
Nomor identitas unik yang menghubungkan sebuah brief di seluruh tahap.
Bagian 2
2. Peran Pengguna & Hak Akses
Setiap akun memiliki dua atribut yang menentukan akses: tingkat keamanan (menentukan area/dashboard) dan peran (menentukan menu dan form yang diisi). Akun dibuat oleh Administrator — tidak ada
pendaftaran mandiri.
2.1 Daftar Peran
Peran
Area
Tanggung Jawab Utama
Marketing / BDO
Prodev
Membuat brief baru & mengisi form Marketing untuk semua jenis brief.
Secara umum, setiap brief melewati tiga fase: Pembuatan (Marketing), Pengisian Spesifikasi (R&D), dan Approval Berjenjang.
START
Langkah 1 — Marketing membuat brief: Jenis Brief & Nama Project
Jenis Brief? NPL / Redesign / Resize / Improve Formula & Improve Fragrance
Langkah 2 — Pengisian form per divisi Marketing + R&D terkait (dalam satu brief)
Approval 1 — Marketing Manager
Approval 2 — HBU
Approval 3 — CEO → PDF Resmi
END
Penolakan (Rejected)Pada setiap tahap approval, jika brief ditolak, proses berhenti dan notifikasi dikembalikan ke pihak sebelumnya untuk diperbaiki. Brief tidak lanjut ke tahap berikutnya
sampai disetujui.
4.2 Konsep Status
Di seluruh sistem, status setiap tahap menggunakan kode yang konsisten:
Kode
Arti
Contoh Tampilan
0
Menunggu / belum diisi (pending)
Pending
1
Sudah diisi / disetujui (approved)
Approved
2
Ditolak (rejected)
Rejected
Sebuah brief dianggap selesai & disetujui penuh hanya ketika seluruh status divisi terkait dan seluruh status approval (Marketing Manager, HBU, CEO) bernilai 1.
4.3 Tahapan Umum
Marketing membuat brief (Jenis + Nama Project), lalu melengkapi form Marketing.
Tim R&D terkait melengkapi spesifikasi pada brief yang sama.
Marketing Manager meninjau — approve/reject.
HBU melengkapi data & approve/reject.
CEO memberi persetujuan final; sistem membuat PDF resmi dan mengirimkannya via email.
Bagian 5
5. Panduan Marketing — Membuat Brief
5.1 Membuat Brief Baru
Login sebagai Marketing / BDO.
Pada sidebar, buka Brief Product Development.
Pilih Jenis Brief (NPL, Redesign, Resize, atau Improve Formula & Improve Fragrance) dan isi Nama Project (deskripsi).
Tentukan Site jika diminta, lalu Simpan.
Apa yang terjadi setelah menyimpan?Sistem membuat satu record brief dan mengarahkan Anda langsung ke form sesuai jenis yang dipilih. Brief kini memiliki No. File yang akan mengikat semua
tahap berikutnya.
5.2 Mengisi Form Marketing per Jenis
Buka menu sesuai jenis brief (NPL / Redesign / Resize / Improve Formula / Improve Fragrance) pada sidebar.
Pada bagian atas form, pilih brief Anda melalui dropdown "Pilih dari Brief" (berdasarkan No. File / Nama Project).
Lengkapi seluruh kolom. Kolom bertanda * wajib diisi.
Klik Simpan. Status Marketing brief berubah menjadi 1 dan notifikasi otomatis dikirim ke divisi R&D terkait.
Jenis input pada form
Single Select — pilih satu opsi (radio button).
Multiple Select — boleh pilih lebih dari satu (checkbox).
Free Text — isian bebas.
Opsi OTHERS menyediakan kolom teks tambahan untuk isian di luar pilihan.
Form Brief — Isi data marketing dan spesifikasi R&D sesuai jenis brief.
Bagian 6
6. Rincian Jenis Brief
Berikut kolom-kolom yang perlu diisi untuk masing-masing jenis brief, dikelompokkan per divisi. Tanda * menandakan kolom wajib.
Contoh opsi dropdown NPL MarketingBrand: SEHAT, AYU, MEDISOFT, KRIS, OTHERS • Kategori: Beauty/Medicated/Fresh Bar Soap, Beauty/Medicated Bodywash, OTHERS
• Gender: Pria / Wanita / Pria & Wanita • SES: A, B, C, D.
Form NPL — Contoh tampilan form New Product Launch.
6.2 Redesign
Alur: Marketing → keputusan: Ada Perubahan Size? → (jika YA) R&D Packaging → Marketing Manager → HBU → CEO. Jika tidak ada perubahan size, brief langsung menuju approval.
Form Redesign — Marketing MKT
Brand *
Seri produk yang di-redesign *
Konsep Produk *
Bahasa di Packaging *
Banyak Varian *
Target Market Gender *
Target Market SES *
Channel Distribusi *
Klaim Utama *
Benchmark *
Alasan kebutuhan *
Notes tambahan
Form Redesign — R&D Packaging RNDP
Hanya diisi bila ada perubahan.
Ada perubahan jenis packaging *
Jenis Packaging Baru (multi)
Bahan Packaging
Cap baru jika botol (multi)
Jenis Label
Mould
Ada perubahan size (Ya/Tidak) *
Percabangan "Ada Perubahan Size?"Ini adalah titik keputusan pada flowchart. Jika YA, tim R&D Packaging wajib melengkapi spesifikasi kemasan baru. Jika TIDAK, tahap
R&D Packaging dilewati dan brief langsung ke approval.
Tim R&D tidak membuat brief — mereka melengkapi brief yang sudah dibuat Marketing. Ketika Marketing menyimpan form-nya, sistem mengirim notifikasi email ke R&D terkait.
Langkah Umum Tim R&D
Login sesuai peran (RNDP / RNDF / RNDFO).
Buka menu jenis brief pada sidebar. Menu yang tampil menyesuaikan peran Anda.
Pilih brief yang perlu dilengkapi (tandai badge angka pada menu).
Isi tab spesifikasi divisi Anda, lalu Simpan dan klik Confirm. Status divisi Anda menjadi 1 dan proses berlanjut.
7.1 R&D Packaging RNDP
Menangani spesifikasi kemasan pada jenis NPL, Redesign, Resize: packaging, bahan, cap botol, size, jenis label, jumlah per carton, mould.
7.2 R&D Fragrance RNDF
Menangani konsep aroma pada jenis NPL & Improve: konsep fragrance, estimasi/budget CPT, benchmark.
7.3 R&D Formulasi RNDFO
Terlibat pada NPL, Redesign, Resize, Improve untuk kebutuhan formula produk. Mengisi tab Formulasi pada brief terkait.
7.4 Konfirmasi & Penolakan R&D (Confirm / Not Confirm)
Setelah mengisi tab spesifikasi, tim R&D menyatakan hasilnya final dengan Confirm. Jika brief tidak dapat dilanjutkan, gunakan Not Confirm untuk mengembalikannya ke Marketing beserta alasan.
Klik Confirm — status divisi Anda menjadi disetujui dan brief berlanjut ke tahap approval (Marketing Manager).
Klik Not Confirm — muncul dialog Alasan Not Confirm.
Isi alasan penolakan (wajib), lalu klik Kirim Not Confirm. Status divisi menjadi ditolak, alasan tersimpan di database, dan notifikasi email dikirim kembali ke Marketing untuk
diperbaiki.
Alasan wajib diisiNot Confirm tanpa alasan tidak dapat dikirim. Catatan penolakan R&D (Packaging / Formulasi / Fragrance) tersimpan di database dan tampil sebagai indikator merah pada menu History.
R&D Confirm — Tab spesifikasi R&D dengan tombol Confirm/Not Confirm.
Satu brief, banyak pengisiMarketing dan seluruh divisi R&D menulis pada record brief yang sama (terikat No. File). Masing-masing hanya mengisi tab bagiannya sendiri, sehingga tidak
saling menimpa.
Bagian 8
8. Panduan Approval (Atasan)
Approval mengalir berjenjang. Setiap approver hanya melihat brief yang sudah lolos tahap sebelumnya dan masih menunggu keputusannya.
8.1 Marketing Manager Approver 1
Login sebagai Marketing Manager (area Atasan).
Buka menu jenis brief — daftar berisi brief yang Marketing & R&D-nya sudah lengkap.
Tinjau isi brief. Isi catatan bila perlu.
Klik Approve (status disetujui, diteruskan ke HBU) atau Reject (status ditolak, dikembalikan ke Marketing dengan catatan penolakan).
8.2 HBU Approver 2
Login sebagai HBU. Daftar hanya menampilkan brief yang sudah di-approve Marketing Manager.
Lengkapi data tambahan HBU bila diminta.
Approve untuk meneruskan ke CEO, atau Reject (dikembalikan ke Marketing Manager dengan catatan).
8.3 CEO & PDF Final Approver Final
Login sebagai CEO. Daftar hanya menampilkan brief yang sudah di-approve HBU.
Tinjau brief secara keseluruhan.
Klik Approve: sistem menandai brief selesai, membuat PDF resmi di atas template kop surat, lalu mengirimkannya via email ke seluruh pihak. Atau klik Reject dengan catatan.
Output FinalBrief yang disetujui CEO menghasilkan dokumen PDF resmi (tersimpan di server dan terkirim via email) — inilah keluaran akhir dari seluruh proses brief.
Approval & History — Daftar brief menunggu approval dan ringkasan status.
Ringkasan Alur Approval & Notifikasi
Tahap
Jika Approve
Jika Reject
Marketing Manager
Notifikasi ke HBU
Notifikasi kembali ke Marketing/BDO
HBU
Notifikasi ke CEO
Notifikasi kembali ke Marketing Manager
CEO
PDF resmi + email ke semua pihak
Notifikasi penolakan dengan catatan
Bagian 9
9. History / Arsip Brief
Seluruh peran memiliki menu History untuk menelusuri brief yang pernah diproses beserta status akhirnya. Menu ini bersifat read-only (hanya untuk melihat, tidak mengubah).
Submenu History mengikuti jenis brief: NPL, Redesign, Resize, Improve Formula, Improve Fragrance.
Gunakan fitur pencarian & pengurutan tabel untuk menemukan brief tertentu.
Untuk brief yang telah selesai, Anda dapat melihat/mengunduh PDF resminya.
History — Arsip seluruh brief beserta status akhirnya.
Pembaruan
Fitur Terbaru & Perubahan (s.d. 19 Agustus 2026)
Dokumen ini telah diperbarui untuk mencerminkan seluruh proses dan fitur aplikasi hingga 19 Agustus 2026. Berikut ringkasan fitur baru dan perubahan penting:
🚀 Migrasi CodeIgniter 3 → CodeIgniter 4
Aplikasi telah dimigrasikan penuh ke CodeIgniter 4 (Juli 2026). Seluruh route, controller, view, helper, dan validasi telah disesuaikan ke standar CI4. Ditambahkan pula
session check (login protection) di seluruh controller per role untuk keamanan.
✨ Jenis Brief Baru: Improve Formula & Improve Fragrance
Dua modul baru ditambahkan: Improve Formula dan Improve Fragrance — tersedia di semua role (Prodev, Atasan, HBU, CEO, History) lengkap dengan menu sidebar, dashboard cards, dan routes-nya.
✅ NPL — Confirm/Reject Flow RNDP / RNDFO / RNDF
Tim R&D Packaging (RNDP), R&D Formulasi (RNDFO), dan R&D Fragrance (RNDF) kini memiliki tombol Confirm dan Not Confirm pada tab masing-masing. Penolakan wajib menyertakan alasan yang
disimpan ke database (note_rejectrndp/rndfo/rndf) dan ditampilkan sebagai indikator merah di History.
🌙 Dark Mode
Tombol toggle 🌙 / ☀️ di topbar semua role untuk mengganti tema gelap/terang. Preferensi tersimpan otomatis di browser (localStorage) tanpa memicu reload.
📊 Log Aktivitas Login (Admin)
Panel Admin baru Log Aktivitas menampilkan riwayat login: username, status, IP address, lokasi (GeoIP MaxMind offline + fallback ip-api), browser, dan waktu. Dilengkapi filter rentang tanggal (Hari
Ini, 7 Hari, 30 Hari, Bulan Ini, dst).
🧼 Mould Bar Soap
Field baru Mould Bar Soap? (Ya/Tidak) ditambahkan pada form NPL, Redesign, dan Resize di semua role.
🏷️ Perubahan Label: Varian Size
Label form "Size yang diperlukan?" / "Size yang dibutuhkan" diubah menjadi "Varian Size?" pada modul NPL dan Resize di semua role.
🎨 Landing Page & Infografis
Halaman awal kini berupa landing page modern dengan link ke Infografis Brief Product Development (13 modul) untuk membantu pengguna memahami alur aplikasi.
📎 File ROI (Return of Investment) di Form HBU
Form approval HBU kini menyertakan upload wajib dokumen ROI (Word, Excel, atau PDF, maks 5MB). File tersimpan di server dengan nama unik dan dapat diunduh oleh CEO saat meninjau.
🖥️ Dashboard Compact dengan Chart
Seluruh dashboard (Prodev, Atasan/MM, HBU, CEO) kini memiliki layout compact yang konsisten: Tabel Pending → Chart Approval Pipeline & Brief Distribution → History Summary. Diagram Approval Pipeline menampilkan
bar chart real-time, sedangkan Brief Distribution menampilkan pie chart distribusi jenis brief.
🔢 Penomoran & Normalisasi Label Form
Seluruh label form diberi penomoran section (1.1, 1.2, 2.1, dst.) dan struktur form dinormalisasi agar konsisten di semua role dan jenis brief.
CatatanDetail teknis lengkap dapat dilihat pada todo.md dan RELEASE_NOTES.txt di repository project.
Bagian 10
10. FAQ & Pemecahan Masalah
Saya login tapi muncul "Akun tidak memiliki akses".
Tingkat keamanan akun Anda belum valid. Hubungi Administrator untuk penetapan yang benar (lihat Bagian 2).
Menu jenis brief tertentu tidak muncul di sidebar saya.
Menu disesuaikan dengan peran. Contoh: R&D Fragrance hanya melihat NPL & Improve. Ini normal — bukan kesalahan.
Saya sudah menyimpan form, tapi brief tidak muncul di approver.
Brief hanya naik ke approver bila seluruh divisi terkait sudah mengisi bagiannya (semua status divisi = 1). Pastikan tim R&D terkait telah melengkapi tab mereka.
Notifikasi email tidak terkirim.
Minta Administrator memeriksa Setting Email dan menjalankan Kirim Email Test (Bagian 10.2).
Brief ditolak. Apa yang harus saya lakukan?
Baca catatan penolakan, perbaiki isi brief sesuai masukan, lalu simpan ulang agar proses berlanjut kembali dari tahap tersebut.
Bagaimana mengganti password yang lupa?
Minta Administrator melakukan Reset Password — password kembali ke password123, lalu segera ganti melalui menu Ubah Password.
Di mana dokumen final brief tersimpan?
Setelah CEO menyetujui, PDF resmi dibuat, dikirim via email, dan dapat diakses kembali melalui menu History.
Butuh bantuan lebih lanjut?Hubungi tim IT / Administrator aplikasi. Sertakan No. File brief dan tangkapan layar bila melaporkan kendala.
— Akhir Dokumen —
Manual Book Portal Brief Prodev · Versi 2.1 · Dokumen Internal
Login Page — Masukkan username dan password untuk masuk ke sistem.
Dashboard — Tampilan compact: Tabel Pending Brief, Chart Approval Pipeline & Brief Distribution, History Summary.
Form Brief — Isi data marketing dan spesifikasi R&D sesuai jenis brief.
R&D Confirm — Tab spesifikasi R&D dengan tombol Confirm/Not Confirm.
Approval & History — Daftar brief menunggu approval dan ringkasan status.
History — Arsip seluruh brief beserta status akhirnya.