PORTAL BRIEF PRODEV
Product Development Brief System
Manual Book Administrator

Portal Brief
Product Development

Panduan Administrator Aplikasi

Panduan bagi Administrator untuk mengelola akun pengguna, konfigurasi email, dan memantau aktivitas login pada Portal Brief Prodev.

Manajemen UserSetting EmailLog AktivitasSecurity LevelGeoIP
Versi Dokumen 2.1  •  Berdasarkan alur Flow Brief Prodev
Diterbitkan: 19 Agustus 2026  •  Platform: CodeIgniter 4  •  Sifat: Dokumen Internal

Daftar Isi

  1. Pendahuluan Administrator
    1. Peran & Tanggung Jawab
    2. Hak Akses & Keamanan
  2. Memulai — Login & Navigasi Admin
    1. Masuk ke Area Admin
    2. Mengenal Tampilan Admin
    3. Mengubah Password Admin
  3. Dashboard Administrator
    1. Statistik Login
    2. Histori Brief
  4. Manajemen User
    1. Daftar User
    2. Tambah User
    3. Edit User
    4. Hapus & Reset Password
    5. Tingkat Keamanan & Peran
  5. Setting Email
    1. Konfigurasi SMTP
    2. Kirim Email Test
  6. Log Aktivitas Login
    1. Kolom & Status
    2. GeoIP & Browser
    3. Filter Rentang Tanggal
  7. Lampiran Teknis
  8. FAQ Administrator
Bagian 1

1. Pendahuluan Administrator

1.1 Peran & Tanggung Jawab

Administrator adalah pengguna dengan tingkat keamanan tertinggi (security level 1) yang mengelola sisi operasional aplikasi: akun pengguna, konfigurasi email, dan pemantauan aktivitas login.

Administrator tidak terlibat dalam alur brief produk (membuat, mengisi, atau menyetujui brief). Tugas utamanya memastikan seluruh pengguna dapat login dengan akses yang benar dan seluruh notifikasi email sistem berfungsi.

Tugas Utama Penjelasan
Manajemen User Membuat, mengedit, menghapus akun pengguna; menetapkan tingkat keamanan (area) dan peran (menu).
Reset Password Mengembalikan password pengguna ke default password123 bila lupa.
Setting Email Mengonfigurasi server SMTP untuk seluruh notifikasi sistem (brief, approval, reject).
Log Aktivitas Memantau riwayat login: siapa, kapan, dari mana (GeoIP), dan dengan browser apa.

1.2 Hak Akses & Keamanan

Akses pengguna ditentukan oleh kombinasi dua atribut akun: Tingkat Keamanan (Security Level) dan Peran (Role).

Security Level Area / Dashboard
1Admin
11Prodev (Marketing & R&D)
13Atasan (Marketing Manager / MM)
12HBU (Head of Business Unit)
7CEO
8Lainnya
Kombinasi yang KeliruKombinasi tingkat keamanan dan peran yang tidak sesuai akan membuat user melihat halaman yang salah atau pesan "Akun tidak memiliki akses". Pastikan keduanya konsisten (lihat Bagian 4.5).
Bagian 2

2. Memulai — Login & Navigasi Admin

2.1 Masuk ke Area Admin

  1. Buka aplikasi melalui browser pada alamat Portal Brief Prodev: https://briefprodev.sinarantjol.com
  2. Masukkan Username dan Password akun Administrator.
  3. Klik Login. Akun dengan security level 1 otomatis diarahkan ke Dashboard Admin.
Halaman Login AdminLogin Admin — Masukkan username dan password akun Administrator.
Jika muncul "Akun Anda tidak memiliki akses"Security level akun bukan 1. Gunakan akun admin yang valid atau hubungi admin lain.

2.2 Mengenal Tampilan Admin

Area Admin menggunakan tema SB Admin 2 dengan tiga area utama:

Dashboard AdminDashboard Admin — Tampilan dashboard administrator dengan sidebar dan menu manajemen.

2.3 Mengubah Password Admin

  1. Klik nama Anda di topbar, lalu pilih Profile.
  2. Isi password lama, password baru, lalu Simpan.
DisarankanGanti password default password123 segera setelah akun admin pertama dibuat.
Bagian 3

3. Dashboard Administrator

Setelah login, Administrator melihat Dashboard Admin yang menampilkan ringkasan aktivitas sistem.

3.1 Statistik Login

Dashboard menampilkan tiga kartu statistik aktivitas login:

KartuKeterangan
Total LoginJumlah seluruh percobaan login tercatat.
BerhasilJumlah login yang sukses (status 1).
GagalJumlah login gagal (status 0) — perlu dipantau untuk deteksi percobaan akses mencurigakan.

3.2 Histori Brief

Selain statistik login, dashboard menyediakan akses cepat ke Histori Brief Product Development — kartu per jenis brief (NPL, Redesign, Resize, Improve Formula, Improve Fragrance) yang menautkan ke halaman History (read-only) masing-masing.

CatatanDetail lengkap isi dan alur setiap jenis brief dijelaskan pada Manual Book Pengguna.
Bagian 4

4. Manajemen User

Menu Manajemen → Manajemen User mengelola seluruh akun aplikasi. Akun dibuat oleh Administrator — tidak ada pendaftaran mandiri dari pengguna.

4.1 Daftar User

Halaman menampilkan tabel seluruh user dengan kolom: No, Username, Nama, Email, Security Level, Role, dan Aksi. Gunakan fitur pencarian & pengurutan tabel untuk menemukan akun tertentu.

KolomKeterangan
UsernameIdentitas login user.
NamaNama depan & belakang (fname/lname).
EmailAlamat email user.
Security LevelTingkat keamanan — menentukan area/dashboard (1, 11, 13, 12, 7, 8).
RolePeran — menentukan menu & form yang diisi (ADMIN, MARKETING, RNDP, RNDFO, RNDF, HBU, CEO).

4.2 Tambah User

  1. Klik tombol Tambah User — muncul modal form.
  2. Isi Username, Password, Nama Depan, Nama Belakang, dan Email.
  3. Pilih Security Level (area) dan Role (peran) — pastikan kombinasi sesuai (Bagian 4.5).
  4. Klik Simpan. Username tidak boleh sama dengan user lain — sistem menolak jika sudah digunakan.

4.3 Edit User

  1. Klik ikon Edit pada baris user — modal form terisi data lama.
  2. Ubah field yang diperlukan (username, nama, email, security level, role).
  3. Kosongkan kolom password bila tidak ingin mengubahnya; isi hanya untuk mengganti password.
  4. Klik Simpan.

4.4 Hapus & Reset Password

TindakanKeterangan
HapusMenghapus akun. Anda tidak dapat menghapus akun Anda sendiri yang sedang login.
Reset PasswordMengembalikan password user ke default password123 — gunakan saat user lupa password.
Setelah ResetBeri tahu user bahwa password kembali ke password123 dan wajib segera diganti melalui menu Ubah Password setelah login pertama.

4.5 Tingkat Keamanan & Peran

Security LevelRole yang Sesuai
1 AdminADMIN
11 Prodev/Marketing/RNDMARKETING, RNDP, RNDFO, RNDF
13 AtasanMM / Management (approver 1)
12 HBUHBU (approver 2)
7 CEOCEO (approver final)
8 Lainnya— (khusus)
PentingKombinasi security level & role yang keliru adalah penyebab paling umum "Akun tidak memiliki akses". Periksa selalu pasangan ini saat membuat/mereset akun.
Bagian 5

5. Setting Email

Menu Manajemen → Setting Email mengatur server SMTP yang dipakai seluruh notifikasi sistem (brief baru, confirm/reject R&D, approval, PDF final).

5.1 Konfigurasi SMTP

SMTP HostAlamat server email (wajib diisi).
SMTP PortPort server (angka).
SMTP AuthCentang bila server memerlukan autentikasi (username & password).
SMTP Username / PasswordKredensial autentikasi SMTP.
Enkripsi (Secure)Metode enkripsi koneksi (mis. TLS/SSL) sesuai server.
Email From / From NameAlamat & nama pengirim, mis. "Brief System" — tampil sebagai pengirim semua notifikasi.
RecipientsDaftar penerima tembusan (CC) default.
  1. Buka Setting Email, isi/ubah konfigurasi sesuai server email Anda.
  2. Klik Simpan — konfigurasi tersimpan di database (tbl_email_config).
PentingSeluruh notifikasi antar-tahap bergantung pada konfigurasi ini. Jika email tidak terkirim, periksa Setting Email terlebih dahulu — lalu jalankan Kirim Email Test.

5.2 Kirim Email Test

  1. Isi Email Tujuan pada kolom test.
  2. Klik Kirim Email Test — sistem mengirim email uji ke alamat tersebut.
  3. Periksa apakah email diterima. Jika ya, konfigurasi siap dipakai; jika tidak, perbaiki pengaturan SMTP.
SaranSelalu lakukan uji kirim setelah mengubah konfigurasi SMTP, sebelum menandai masalah email sebagai selesai.
Bagian 6

6. Log Aktivitas Login

Menu Manajemen → Log Aktivitas menampilkan seluruh riwayat percobaan login pengguna. Berguna untuk audit, penelusuran masalah akun, dan deteksi aktivitas mencurigakan.

6.1 Kolom & Status

KolomKeterangan
UsernameAkun yang mencoba login.
StatusBerhasil atau Gagal.
IP AddressAlamat IP asal percobaan (IPv4/IPv6).
Lokasi (Geo-IP)Kota & negara dari IP (MaxMind GeoIP2 offline, fallback ip-api.com).
BrowserBrowser yang dipakai (Chrome, Firefox, Edge, Safari, Opera, IE).
WaktuTanggal & jam percobaan login.

Halaman juga menampilkan stat kartu: Total Login, Berhasil, dan Gagal.

6.2 GeoIP & Browser

Lokasi ditentukan lewat MaxMind GeoIP2 (database lokal offline) dengan fallback ke layanan ip-api.com. IP lokal (Localhost) ditandai langsung tanpa lookup. Informasi browser diambil dari User-Agent request login.

6.3 Filter Rentang Tanggal

  1. Gunakan Date Range Picker untuk memilih rentang (Hari Ini, 7 Hari, 30 Hari, Bulan Ini, Bulan Lalu, atau rentang kustom).
  2. Kartu statistik (Total/Berhasil/Gagal) menyesuaikan otomatis dengan rentang terpilih.
  3. Klik Reset untuk kembali ke 30 hari terakhir.
PemantauanLogin Gagal yang berulang dari IP/lokasi yang sama bisa menjadi indikasi percobaan akses tidak sah — laporkan ke tim IT.
Bagian 7

7. Lampiran Teknis

Referensi teknis untuk staf IT / pengembang yang memelihara aplikasi.

7.1 Arsitektur & Teknologi

FrameworkCodeIgniter 4 (pola MVC)
Bahasa / DBPHP + MySQL/MariaDB (driver mysqli)
FrontendBootstrap, jQuery, DataTables, Chart.js (tema SB Admin 2)
EmailPHPMailer 6 + helper mailer; konfigurasi dari tbl_email_config
PDFFPDF + FPDI (dari template kop surat); output ke uploads/
AutentikasiBcrypt password_verify() atas tabel tbl_users; log ke tr_login
GeoIPMaxMind GeoIP2 (offline) + fallback ip-api.com
StrukturController per area: admin/, prodev/, atasan/, hbu/, ceo/, history/

7.2 Peta URL / Route Admin

MenuRoute
Dashboard Adminadmin/Dashboard
Manajemen Useradmin/User
Setting Emailadmin/Setting_Email
Log Aktivitasadmin/Log
Profileadmin/Profile

7.3 Struktur Data

Brief tersimpan pada tabel per jenis (tbl_npl, tbl_redesign, tbl_resize, tbl_improve), terikat no_file. Status setiap tahap: 0 pending 1 approved/terisi 2 rejected pada kolom status_mkt, status_rnd*, status_mm, status_hbu, status_ceo. Catatan penolakan pada note_reject*.

Kolom baru: hbu_file_roi (VARCHAR 255) — path file ROI yang diupload saat approval HBU.

Tabel pendukung: tbl_users (akun), tbl_email_config (SMTP), tr_login (log login + GeoIP).

7.4 Dashboard Compact (Semua Role)

Seluruh dashboard (Prodev, Atasan/MM, HBU, CEO) kini menggunakan layout compact yang konsisten: Tabel Pending → Chart Approval Pipeline & Brief Distribution → History Summary. Data chart diambil dari model getApprovalFunnelData() dan getBriefDistribution().

Bagian 8

8. FAQ Administrator

User tidak bisa login, pesan "Akun tidak memiliki akses".

Periksa Security Level akun di Manajemen User — pastikan sesuai area yang dituju (mis. 11 untuk Prodev, 1 untuk Admin). Kombinasi security level & role harus konsisten.

Notifikasi email tidak terkirim.

Buka Setting Email, pastikan SMTP Host terisi, lalu klik Kirim Email Test. Periksa port, autentikasi, dan enkripsi sesuai server email Anda.

User lupa password.

Gunakan Reset Password pada Manajemen User — password kembali ke password123. Ingatkan user untuk segera menggantinya.

Username tidak bisa ditambahkan / diedit.

Username sudah dipakai user lain. Sistem menolak duplikasi username. Gunakan username lain atau ubah username lama.

Bagaimana memantau percobaan login mencurigakan?

Buka Log Aktivitas, filter rentang tanggal, dan perhatikan login berstatus Gagal yang berulang dari IP/lokasi yang sama.

Butuh bantuan?Hubungi tim IT / pengembang aplikasi untuk kendala teknis lanjutan.
— Akhir Dokumen —
Manual Book Administrator Portal Brief Prodev · Versi 2.1 · Dokumen Internal